Деловые мероприятия: виды, организация
.webp "организация деловых мероприятий")
Деловыми мероприятиями принято называть различные события, касающиеся бизнес-сферы: семинары, конференции, круглые столы, презентации, форумы, встречи. Как правило, они превосходят по географическому охвату, количеству участников и другим характеристикам обычные офисные совещания.
По мнению Маартен Ваннесте, некогда возглавлявшего Институт проектирования деловых мероприятий, их правильная организация позволяет заинтересованным людям быстрее достигать поставленных бизнес-целей, таких как:
- привлечение целевой аудитории;
- создание делового имиджа, его укрепление и поддержка на достойном уровне;
- повышение популярности торговой марки;
- продвижение новых продуктов и услуг на рынке.
Для успешного проведения деловых мероприятий нужно сначала сопоставить их виды с целями, преследуемыми инициатором, и выбрать оптимальный вариант. Кроме этого, следует уделить внимание балансу между официальной частью события и культурной.
Подготовка деловых мероприятий, последовательность
Основные этапы подготовительных действий таковы:
- Определение цели предстоящего события. Это необходимо для определения объёма затрат, круга гостей, масштабности.
- Установление бюджета, его согласование с инициатором.
- Проработка стратегии и планирование.
- Создание списка работ с расстановкой ответственных и указанием времени проверки исполнения.
- Рекламирование мероприятия, если это требуется.
- Сами подготовительные работы, включающие поиск места, информирование гостей, выбор меню, проработку шоу-программы, отбор и приглашение певцов, танцевальных коллективов, юмористов.
- Обустройство, оснащение площадки необходимыми техническими средствами.
- Встреча гостей и их размещение.
Форматы деловых мероприятий
Предлагаем рассмотреть основные форматы событий, касающихся бизнес-сферы, и задачи, которые можно решить с их помощью:
- Презентации
Чаще всего презентации являются составляющей более масштабных мероприятий, а их задачи заключаются в представлении, продвижении продуктов, привлечении заинтересованных людей. Независимо от формата презентаций (креативные, классические, концептуальные, стандартные) организаторы должны сделать их запоминающимися. Для этого нужно провести рекламную кампанию с презентами, промоматериалами и другими эффективными инструментами.
- Тренинги
Краткосрочные мероприятия, осуществляемые в воспитательных, образовательных целях, принято называть тренингами. Они предназначаются для получения новых знаний, навыков и т.д. Сейчас повышенным спросом в кругу современных бизнесменов пользуются тренинги по деловому общению, по продажам, урегулированию конфликтов.
- Бизнес-семинары
Главная цель этих узконаправленных мероприятий – профессиональное обучение. В рамках бизнес-семинаров подвергаются рассмотрению успешные проекты, проводятся дискуссии. Участники делятся накопленным опытом и получают новую информацию. По формату такие события разделяются на открытые и корпоративные. Первые принимают всех желающих, а вторые – работников компаний, стремящихся повысить квалификацию.
- Конференции
Конференции – мероприятия такого типа обычно заказываются компаниями для обсуждения каких-либо проблем, вопросов с партнёрами и сотрудниками. По типу решаемых задач их принято делить на несколько видов: дилерские, презентационные, отраслевые и др. А по способу организации – на распределённые (проходящие на разных площадках), локальные (в одном месте) и видео- и аудиоконференции.
- Выставки
Всегда подразумевают представление продуктов/услуг в выгодном свете для их успешной продажи. Обычно выставки служат неким преддверием более масштабных событий, но иногда устраиваются и как отдельные деловые мероприятия с мастер-классами, тренингами, фуршетами, шоу и т.д.
- Дилерские мероприятия
Как правило, дилеры собираются вместе, чтобы презентовать продукцию, обмениваться опытом, налаживать контакты, привлекать новых клиентов и партнёров. Под дилерскими подразумеваются масштабные события, начиная со съездов и заканчивая конференциями. Их организация занимает от одного до нескольких месяцев и требует привлечения профессионалов.
- Круглые столы
Эти деловые мероприятия носят имиджевый характер, затрагивая вопросы разных сфер человеческой деятельности: бизнеса, экономики, науки и т. д. Обычно участники в рамках круглых столов стремятся продвигать собственные интересы или интересы структур, которые им доверили представлять.
- Бизнес-форумы
Они охватывают очень большую аудиторию и позволяют участникам общаться полуформально, независимо от их статуса и достижений. Однако организация бизнес-форумов – весьма сложная задача, реализовать которую под силу только опытным специалистам. Требуется найти подходящую площадку, провести рекламную кампанию, найти участников, обеспечить им комфортное размещение и т.д.
- Деловые приёмы
Эти события больше относятся к светским мероприятиям, предполагающим приятный досуг. В неформальной обстановке деловые люди налаживают выгодные контакты, решают важные вопросы, обмениваются опытом и просто отдыхают в окружении единомышленников.
Независимо от типа события, нужно прикладывать немало усилий, чтобы результат оправдал ожидания. Поэтому такие задачи лучше всего поручать специалистам, знающим толк в своём деле.
